Listes déroulantes Excel : Créer et gérer la validation de données

Les listes déroulantes (ou menus déroulants) permettent de standardiser les saisies dans Excel et d'éviter les erreurs. Grâce à la validation des données, vous pouvez créer des listes simples, dynamiques ou même dépendantes. Ce guide vous montre toutes les techniques.

Pourquoi utiliser des listes déroulantes ?

• Éviter les fautes de frappe : L'utilisateur choisit parmi des options prédéfinies
• Standardiser les données : Uniformité pour les filtres et formules
• Gagner du temps : Saisie plus rapide
• Réduire les erreurs : Impossible d'entrer une valeur non autorisée
• Guider l'utilisateur : Interface plus intuitive

1. Créer une liste déroulante simple

Méthode rapide : Valeurs saisies directement

1. Sélectionnez la cellule (ou plage) pour la liste
2. Données → Validation des données
3. Autoriser : Liste
4. Source : Tapez les valeurs séparées par des points-virgules

Pommes;Oranges;Bananes;Fraises

5. Cliquez OK

Résultat

Une flèche apparaît à côté de la cellule. Cliquez pour voir les options.

2. Liste basée sur une plage de cellules

Étape 1 : Créer la liste source

Dans une colonne (ex: F1:F5), entrez vos valeurs :

Étape 2 : Créer la liste déroulante

1. Sélectionnez la cellule cible
2. Données → Validation des données
3. Autoriser : Liste
4. Source : Sélectionnez la plage =$F$1:$F$5

Avantages

• Facile à modifier (ajoutez/supprimez dans la colonne F)
• Une seule source pour plusieurs listes
• Visible pour référence

3. Liste dynamique avec tableau structuré

Le problème des plages fixes

Si vous ajoutez "Mangue" en F6, votre liste ne la verra pas (source = F1:F5).

La solution : Tableau structuré

1. Sélectionnez votre liste source (F1:F5)
2. Ctrl + T pour convertir en tableau
3. Nommez le tableau (ex: "Fruits")
4. Dans la validation, utilisez :

=INDIRECT("Fruits[Colonne1]")

Maintenant, ajoutez des valeurs au tableau : la liste se met à jour automatiquement !

Alternative : Plage nommée dynamique

1. Formules → Gestionnaire de noms → Nouveau
2. Nom : ListeFruits
3. Fait référence à :

=DECALER($F$1;0;0;NBVAL($F:$F);1)

4. Dans la validation : =ListeFruits

4. Liste déroulante dépendante (en cascade)

Créez des listes où le choix de la première détermine les options de la seconde.

Exemple : Pays → Villes

Étape 1 : Créer les listes sources

Étape 2 : Nommer les plages

• Sélectionnez A1:A4 (France + villes) → Nom : France
• Sélectionnez B1:B4 → Nom : Espagne
• Sélectionnez C1:C4 → Nom : Italie

Important : Le nom de la plage doit correspondre exactement au texte de la première liste.

Étape 3 : Première liste (Pays)

Cellule E1 : Validation avec source France;Espagne;Italie

Étape 4 : Deuxième liste (Villes)

Cellule F1 : Validation avec formule :

=INDIRECT(E1)

Résultat

Quand vous sélectionnez "Espagne" en E1, la liste F1 affiche Madrid, Barcelone, Séville.

5. Options de validation des données

Messages d'entrée

Affiche un message quand la cellule est sélectionnée.

1. Onglet Message de saisie
2. Cochez Afficher le message...
3. Titre : "Sélectionnez un fruit"
4. Message : "Choisissez parmi les options disponibles"

Alerte d'erreur

Définit ce qui se passe si l'utilisateur entre une valeur non autorisée.

1. Onglet Alerte d'erreur
2. Choisissez le style
3. Personnalisez le titre et message

6. Autoriser les cellules vides

Par défaut, les cellules avec validation peuvent être vides.

Pour forcer une sélection :

1. Décochez "Ignorer si vide" dans la validation
2. L'utilisateur devra obligatoirement choisir une valeur

7. Liste avec valeur par défaut

Méthode 1 : Première valeur de la liste

La première option de votre source sera affichée par défaut si vous pré-remplissez la cellule.

Méthode 2 : Texte d'invite

1. Entrez "-- Sélectionnez --" comme premier élément de votre liste
2. Utilisez une mise en forme conditionnelle pour griser ce texte

8. Recherche dans une liste longue

Pour les listes de plus de 20-30 éléments, la liste déroulante devient peu pratique.

Solution : Combo Box avec recherche

Utilisez une zone de liste modifiable (contrôle de formulaire) :

1. Développeur → Insérer → Zone de liste modifiable
2. Dessinez le contrôle
3. Clic droit → Format de contrôle
4. Définissez la plage d'entrée et la cellule liée

Alternative : Saisie avec autocomplétion

Les listes déroulantes Excel supportent l'autocomplétion : tapez les premières lettres pour filtrer.

9. Supprimer ou modifier une validation

Supprimer la validation

1. Sélectionnez les cellules
2. Données → Validation des données
3. Effacer tout

Modifier la validation

1. Sélectionnez les cellules
2. Données → Validation des données
3. Modifiez les paramètres

Copier la validation

1. Copiez une cellule avec validation
2. Sélectionnez la destination
3. Collage spécial → Validation

10. Trouver les cellules avec validation

1. Accueil → Rechercher et sélectionner → Validation des données
2. Toutes les cellules avec validation sont sélectionnées

Ou utilisez Atteindre (Ctrl + G) → Cellules → Validation des données

11. Validation avec formules personnalisées

Au-delà des listes, vous pouvez créer des règles de validation complexes.

Autoriser uniquement des nombres pairs

1. Autoriser : Personnalisé
2. Formule : =MOD(A1;2)=0

Autoriser uniquement les majuscules

Formule : =EXACT(A1;MAJUSCULE(A1))

Limiter la longueur du texte

1. Autoriser : Longueur du texte
2. Définissez min/max

Dates dans le futur uniquement

1. Autoriser : Date
2. Données : supérieure à
3. Date : =AUJOURDHUI()

Email valide (basique)

Formule : =ET(ESTERREUR(TROUVE(" ";A1));NBCAR(A1)-NBCAR(SUBSTITUE(A1;"@";""))=1)

12. Cas pratiques

Formulaire de saisie client

Suivi de projet

Gestion de stock

13. Astuces avancées

1. Liste avec recherche approximative

Utilisez FILTRE pour créer une liste dynamique basée sur la saisie :

=FILTRE(Produits;ESTERREUR(CHERCHE($A$1;Produits))=FAUX)

2. Éviter les doublons dans la saisie

Formule de validation personnalisée :

=NB.SI($A$1:A1;A1)=1

Refuse si la valeur existe déjà dans la colonne.

3. Liste alphabétique automatique

Triez votre plage source, ou utilisez TRIER :

=TRIER(PlageSource)

4. Afficher un message différent de la valeur

Utilisez deux colonnes :

• Colonne A : Codes (stockés)
• Colonne B : Descriptions (affichées)

Affichez B mais stockez A avec RECHERCHEV.

5. Liste conditionnelle (afficher selon critère)

Source : =SI($A$1="Type1";Liste1;Liste2)

14. Limites et alternatives

Limites des listes déroulantes

• Maximum ~10 000 éléments (devient lent)
• Pas de recherche native dans la liste
• Pas d'images ou icônes

Alternatives

Conclusion

Les listes déroulantes sont essentielles pour créer des fichiers Excel professionnels et éviter les erreurs de saisie. Des listes simples aux listes dépendantes, en passant par les validations personnalisées, vous avez maintenant toutes les clés pour guider vos utilisateurs et standardiser vos données.

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