Excel pour les RH : Gestion des congés, effectifs et tableaux de bord

Excel est l'outil incontournable des services RH pour gérer les congés, suivre les effectifs et créer des tableaux de bord. Ce guide vous montre comment construire des outils RH professionnels avec des formules et techniques adaptées.

1. Créer un planning de congés

Structure du tableau

Légende des absences :

• CP : Congés payés
• RTT : Réduction temps travail
• M : Maladie
• F : Formation
• SS : Sans solde

Formule pour compter les jours de congés

=NB.SI(C2:N2;"CP")

Compte les "CP" de janvier à décembre pour un employé.

Compter tous types d'absences

=NB.SI(C2:N2;"<>")

Compte toutes les cellules non vides (toutes absences confondues).

Compter par type sur toute l'équipe

=NB.SI(C2:N20;"CP")

Total des CP pour toute l'équipe.

2. Calculer le solde de congés

Tableau des droits et consommations

Formule du solde

=B2-C2

Mise en forme conditionnelle pour alerter

1. Sélectionnez la colonne Solde
2. Accueil → Mise en forme conditionnelle → Règles de surbrillance
3. Inférieur à → 5 → Format rouge

Les soldes faibles apparaissent en rouge.

Calculer le pourcentage consommé

=C2/B2

Formatez en pourcentage. Utile pour voir qui a pris peu de congés.

3. Planning visuel avec mise en forme conditionnelle

Colorier automatiquement les types d'absence

1. Sélectionnez la plage du planning (C2:N20)
2. Mise en forme conditionnelle → Nouvelle règle
3. Utiliser une formule

Pour les CP (vert) :

=C2="CP"

Format : Fond vert clair

Pour la maladie (rouge) :

=C2="M"

Format : Fond rouge clair

Pour RTT (bleu) :

=C2="RTT"

Format : Fond bleu clair

Résultat

Votre planning devient visuel avec un code couleur intuitif.

4. Tableau de suivi des effectifs

Structure

Formules

Total par service :

=SOMME(B2:E2)

Total par type de contrat :

=SOMME(B2:B4)

Pourcentage CDI :

=SOMME(B2:B4)/SOMME(F2:F4)

5. Calculer l'ancienneté

Formule de base

=DATEDIF(B2;AUJOURDHUI();"Y")

Calcule les années complètes entre la date d'embauche (B2) et aujourd'hui.

Ancienneté détaillée (années, mois, jours)

=DATEDIF(B2;AUJOURDHUI();"Y")&" ans, "&DATEDIF(B2;AUJOURDHUI();"YM")&" mois"

Résultat : "3 ans, 7 mois"

Catégoriser par tranche d'ancienneté

=SI.CONDITIONS(
    DATEDIF(B2;AUJOURDHUI();"Y")>=10; "Senior (10+ ans)";
    DATEDIF(B2;AUJOURDHUI();"Y")>=5; "Confirmé (5-10 ans)";
    DATEDIF(B2;AUJOURDHUI();"Y")>=2; "Junior (2-5 ans)";
    VRAI; "Nouveau (<2 ans)"
)

6. Suivi des entretiens annuels

Tableau de suivi

Calculer la date du prochain entretien

=DATE(ANNEE(B2)+1;MOIS(B2);JOUR(B2))

Ajoute 1 an à la date du dernier entretien.

Statut automatique

=SI(C2<=AUJOURDHUI();"⚠️ En retard";SI(C2<=AUJOURDHUI()+30;"À planifier";"OK"))

7. Tableau de bord RH

Indicateurs clés (KPI)

Formule du taux de turnover

=(Départs_année/Effectif_moyen)*100

Formule du taux d'absentéisme

=(Jours_absence/(Effectif*Jours_ouvrés))*100

Indicateur visuel avec émojis

=SI(C2>=D2;"🟢";SI(C2>=D2*0.9;"🟡";"🔴"))

8. Gestion de la masse salariale

Tableau des salaires

Formules

Charges patronales :

=B2*0.45

Coût total employeur :

=B2+C2

Masse salariale annuelle :

=SOMME(D:D)*12

Projection avec augmentation

=B2*(1+$F$1)

Où F1 contient le taux d'augmentation prévu (ex: 3%).

9. Suivi des formations

Tableau de suivi

Budget formation consommé

=SOMME.SI(F2:F20;"Terminée";E2:E20)

Heures de formation par employé

=SOMME.SI(A2:A20;"Marie";D2:D20)

Pourcentage du budget utilisé

=SOMME.SI(F2:F20;"Terminée";E2:E20)/Budget_annuel_formation

10. Formules RH essentielles

Âge à partir de la date de naissance

=DATEDIF(A2;AUJOURDHUI();"Y")

Prochain anniversaire d'embauche

=DATE(SI(DATE(ANNEE(AUJOURDHUI());MOIS(B2);JOUR(B2))<AUJOURDHUI();ANNEE(AUJOURDHUI())+1;ANNEE(AUJOURDHUI()));MOIS(B2);JOUR(B2))

Nombre de jours ouvrés entre deux dates

=NB.JOURS.OUVRES(A2;B2)

Nombre de jours ouvrés avec jours fériés

=NB.JOURS.OUVRES(A2;B2;JoursFeries)

Où "JoursFeries" est une plage contenant les dates des jours fériés.

11. Créer des listes déroulantes pour standardiser

Liste des types de contrat

1. Sélectionnez la colonne "Type contrat"
2. Données → Validation des données
3. Autoriser : Liste
4. Source : CDI;CDD;Alternance;Stage;Intérim

Liste des services

Créez une plage nommée "Services" avec vos services, puis :

Source : =Services

Avantages

• Données cohérentes
• Pas de fautes de frappe
• Facilite les filtres et formules

12. Automatiser avec les tableaux structurés

Convertir en tableau

1. Sélectionnez vos données
2. Ctrl + T ou Insertion → Tableau

Avantages

• Formules qui s'étendent automatiquement
• Filtres intégrés
• Références plus lisibles : =SOMME(Tableau1[Salaire])
• Style professionnel automatique

Modèle de fichier RH complet

Onglets recommandés

1. Effectifs : Liste des employés avec infos clés
2. Congés : Planning annuel
3. Absences : Historique détaillé
4. Formation : Suivi des formations
5. Entretiens : Suivi des entretiens annuels
6. Dashboard : Tableau de bord avec KPIs
7. Paramètres : Listes, taux, jours fériés

Conclusion

Excel offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement les ressources humaines d'une PME. Des plannings de congés aux tableaux de bord, en passant par le suivi des effectifs et la masse salariale, vous pouvez construire des outils RH performants sans logiciel spécialisé.

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